Module Dossiers
Signalétique du dossier
Nombre illimité de parties par dossier
Champ Mémo pour les informations non prévues de façon standard dans le logiciel
Personnalisation du tarif horaire par dossier
Numérotation(s) automatique(s) ou non, numériques ou alphanumériques
La comptabilité tenue en personne physique ou en société
Les données restent disponibles même après la clôture du dossier
Recherche rapide à partir d’un nombre illimité de critères de recherche séparés ou cumulés; recherche par approximation
Accès direct à toutes les informations relatives à un dossier au départ de la fenêtre Affaires par l’utilisation des onglets
- Signalétiques des parties ;
- Prestations ;
- Agenda/Echéancier ;
- Fiche Comptable du dossier ;
- Virements en cours d’exécution.
Signalétique des personnes et des sociétés
Recherche rapide à partir d’un nombre illimité de critères séparés ou cumulés
Recherche par approximation
Outre les informations habituelles, le signalétique permet de gérer :
- Un nombre illimité de moyens de communication (tél, fax, Gsm, e-mail, Internet)
- L’état civil
- Les données comptables et commerciales
- Un champ mémo pour toutes les informations non prévues de façon standard dans le logiciel
- Un nombre illimité de champs administratifs, par exemple numéro de pension, numéro d’ONSS
- L’adresse de correspondance
- Pour les sociétés, plusieurs sous-contacts ayant chacun leur propre signalétique (adresse, téléphone, fax...)
- Relevé des factures et paiements.
Fonction Alerte
La fonction Alerte permet de déterminer à tout moment :
Agenda et Echéancier par jour ou pour une période
Les dossiers dormants
C’est à dire les dossiers qui n’ont plus été mouvementés depuis un certain nombre de jours défini par l’utilisateur ; possibilité de les mettre à l’échéancier
Possibilité d’effectuer une demande de provision pour couvrir les frais exposés
Les dossiers en dépassement de limite de crédit
C’est-à-dire les dossiers pour lesquels le solde est inférieur à la limite accordée
Module Créances
gavel
Possibilité de lier une clause pénale et un pourcentage d’intérêts de retard à chaque client.
format_align_left
Le traitement de textes permet l'édition de lettres de mise en demeure, de projets de citation, de rappels
euro_symbol
Possibilité d’utiliser différentes devises
account_balance_wallet
La liaison avec le module Comptabilité permet d'obtenir rapidement le décompte exact du débiteur
A défaut de règles d’imputation définies librement par l’utilisateur, le calcul automatique des intérêts respecte les règles d'imputation des acomptes reçus (frais, intérêts et principal) conformément à la loi.
account_balance
L'échéancier permet un meilleur suivi des recouvrements de créances
history
Etablissement de décomptes automatiques avant ou après jugement, à une date donnée.
Module Avoword
Pour la liaison au traitement de texte, Avonca utilise le standard du marché : Word de Microsoft Office. C'est un gage de puissance, de standardisation et de pérennité.
L'intégration d'Avonca avec ce traitement de texte permet d'incorporer dans votre courrier toutes sortes d'informations gérées par les différents modules (adresses reprises dans la gestion de dossiers, relance d'honoraires, demande de rendez-vous, facture, etc.…).
La gestion de votre courrier est ainsi largement simplifiée et automatisée
Utilisation de lettres standardisées avec insertion automatique d'éléments variables
Publipostage :
Envoi d’une lettre type à un ensemble de destinataires (par exemple : avis de déménagement envoyé à tout les fournisseurs)
Enregistrement des frais et/ou prestations
aussi bien les frais de lettre (dactylographie) qu’éventuellement la prestation (rédaction de la lettre ou autres) peuvent être enregistrés
Nouvelle partie peut être ajoutée à partir du traitement de texte
Possibilité de sauvegarde des lettres journalières
Le(s) destinataire(s) est (sont) sélectionné(s) parmi les parties liées ou non au dossier.
Dans le cas ou plusieurs destinataires ont été sélectionnés, on a le choix entre plusieurs lettres-type ou une seule lettre-type incluant tous les destinataires
Impression automatique
des avis de fixations ou remises, demandes de provisions, factures, rappels d’honoraires et lettres de récupération de créance
Le logiciel est livré avec des modèles de lettres
L’utilisateur peut modifier les modèles existants ou créer ses propres modèles via un assistant d’insertion de champs de fusion
Avonca est entièrement bilingue Français-Néerlandais.
Module Comptabilité
Ce module répond parfaitement aux normes de la profession dans ce domaine. Ses possibilités permettent de l'utiliser comme véritable outil de gestion.
Il existe une version spécifique d'Avonca pour les cabinets d'avocats constitués en société civile.
Saisie des données
Plan comptable
Mouvements comptables
Les enregistrements se font à partir des extraits de comptes en banque, des chèques postaux et des mouvements en espèces (en BEF, EURO ou autres devises)
Factures clients fournisseurs (en BEF, EURO ou autres devises)
Ordres de virement
en BEF, EURO ou autres devises
- Choix possible entre le compte ordinaire et le compte de tiers
- Préparation des virements ordonnés et envoi de ceux-ci à la banque soit via l’impression d’un virement collectif, soit via la génération d’un fichier transmis par modem (système ISABEL)
- Inscription automatique de tous ces paiements après débit du compte bancaire
Etats de sortie
Ils sont automatiquement générés à partir de l’encodage des mouvements comptables, factures clients ou factures fournisseurs.
Livre journal (modèle officiel), fiche individuelle de l'affaire
Liste des provisions entrées/sorties
Liste des comptes tiers entrées/sorties
Liste des dépenses professionnelles
Fiches 281.50 et récapitulatif 325.50
Le compte individuel de l'affaire comprend aussi bien les mouvements financiers que non-financiers (prestations, appels d’argent, virements en cours)
Fiche comptable d'un client
Vue globale sur la situation financière de toutes les affaires traitées pour un même client
Impression des virements
listing des versements d'une journée qui, dûment daté et signé, est envoyé à la banque comme virement global (éventuellement par modem)
Rappel d'honoraires automatiques ou personnalisés, plusieurs niveaux de rappels
Résultat d'exploitation du cabinet sur une période définie
Echéanciers clients et fournisseurs
Journaux des opérations financières sur une période définie par l'avocat
Contrôle et suivi des extraits de compte en banque et des mouvements de caisse
Grand-Livre des comptes clients et fournisseurs
Gestion automatisée TVA
Module Prestations
Ce module gère les prestations et les frais de dossiers liés à une affaire.
hourglass_empty
Saisie des frais et prestations afin d'établir la note d'honoraires de façon détaillée, ou de façon regroupée
history
Saisie de prestations non–facturables
timeline
Listes statistiques par dates, par avocat, par affaire, par client, par type de prestation
update
Calcul automatique du coût des frais et des prestations selon un tarif interne, modifiable
equalizer
Plusieurs méthodes de tarification sont possibles
- Tarif horaire fixe
- Tarif horaire variable en fonction de coefficients : Importance du dossier, Situation du client, Urgence, Difficulté, Résultat, Compétence, Expérience
- Tarif à la prestation : jusque 10 tarifs par prestation peuvent être définis
label_outline
Récapitulatif par type de prestation
trending_flat
Possibilité d'effectuer des appels d'argent pour un dossier
format_align_left
Etats d'honoraires et de frais directement calculés par le logiciel et modifiables en Word ou Excel
zoom_in
Liste de préparation à la facturation
supervisor_account
Récapitulatif par collaborateur
Module Agenda & Echéancier
La gestion des emplois du temps pour rendez-vous, mais aussi pour des actions spécifiques à réaliser est souvent fort complexe.
Surtout si plusieurs personnes travaillent sur une affaire. Ce module simplifie et automatise ces différentes tâches.
L'agenda
Fonction Alerte
Permettant très rapidement de visualiser les rendez-vous, les audiences du jour ou des jours à venir.
Consultation à l’écran de l’agenda pour un jour, une semaine, ou un mois
Listes statistiques
vues sur la répartition du temps par collaborateur, par affaire, par juridiction sur une période définie par l'avocat
L'échéancier
Le programme "échéancier" gère les évènements liés à des termes et des délais concernant une affaire.
Donne automatiquement une date limite d'après le type d'action inscrit
Fonction Alerte
Permet très rapidement de visualiser les tâches du jour ou des jours à venir
La liste des "dossiers à l'échéancier" peut être éditée à tout moment
Listes statistiques
Par type d'action, par collaborateur, par affaire, par dates
Quand une affaire est terminée, il est possible d'en archiver toutes les informations par support informatique. Ainsi, le dossier libère de la place, mais reste parfaitement accessible. Il est même possible d'associer différents mots-clé à ces archives, de façon à pouvoir effectuer par la suite des recherches très rapides sur des affaires anciennes.
Notez la possibilité de désarchiver un dossier
Module Utilitaires
Ce module comprend plusieurs utilitaires de calcul et conversion.
Calcul d’indexation de pensions alimentaires ou autres
plusieurs méthodes
Dates fixes | pourcentages | points
Calcul d’intérêts
Conventionnels ou légaux
Délai de préavis
Calcul des délais de préavis relatifs aux contrats d’employés sur base de formules.
Calcul du jour